Last updated 3 August 2026
Privacy Policy
This policy describes what Procura actually does with data, written against the system as built rather than from a template.
Who we are
Procura is a tender intelligence platform for the South Caucasus, operated by Individual Entrepreneur Ana Tskhovrebadze, identification number 01001067074, registered in Georgia, at Gldani, 1st Microdistrict, Block 21, Tbilisi 0167, Georgia. For anything in this policy, contact us at ana.tskhovrebadze@gmail.com.
We are the data controller for the account and usage data described below. Where you upload documents or write records about your own projects and clients, you are the controller of that content and we process it on your behalf.
What we collect
Account and organisation details, given when you register or are invited: your name, email address, an optional phone number, and your password stored only as a bcrypt hash — we never hold it in a readable form. For your organisation: name, country, organisation type, and optionally a website and tax identification number, plus the sectors you work in.
Content you create in the product: pipeline entries and their notes, past-project records, documents you upload, and field notes you write about donor portals. This is your business information; we do not use it for any purpose other than providing the service to you.
Limited usage records, so we can see which features are used: an event is stored when you view a tender, run a search (including the search terms), add something to your pipeline, or change its stage. Each record holds your user and organisation identifiers and a timestamp. These are automatically deleted after 90 days by a database expiry rule, not by manual clean-up.
What we do not collect: we run no advertising or third-party analytics trackers, we do not build behavioural profiles, and we do not sell or share data with advertisers.
Why we may process it
- To perform our contract with you — creating and running your account, storing your pipeline and documents, sending the tender digest you subscribed to.
- Our legitimate interests — keeping the service secure, diagnosing faults, and understanding which features are worth building. The 90-day usage records sit here, and they are deliberately minimal.
- Your consent — for the daily digest email, which you can switch off in Settings or by using the unsubscribe link in any digest.
- Legal obligation — where we must retain records, for example for tax purposes.
Who else processes your data
We use the following providers. Several are based outside Georgia and the EEA, principally in the United States; transfers rely on those providers' standard contractual clauses.
| Provider | What it does | What it receives |
|---|---|---|
| Vercel | Hosts the application, and stores uploaded documents in Vercel Blob | Everything you send to the site, and your uploaded files |
| MongoDB Atlas | Hosts the database | All account, organisation and content data |
| Resend | Sends transactional and digest email | Your name and email address, and the tender titles in your digest |
| OpenRouter | Generates plain-language tender summaries | Public tender notice text only |
| Google (Sign-in) | Optional sign-in with a Google account | Your email address, if you choose that option |
| GitHub Actions | Runs the scheduled job that collects tenders | No customer data; it writes tender records to the database |
What we send to AI providers. Matching works by turning text into numeric vectors and comparing them. That step now runs on our own systems, using a model that executes inside our infrastructure, so your past-project records are not sent to any AI provider — nor are your pipeline notes, uploaded documents or field notes.
The one thing we do send outside is public tender notice text — the title, donor, country, sector and description as published by the issuing portal — to OpenRouter, which writes the plain-language summary you see on a tender. That text is already public. On the free service tier we use, OpenRouter reserves the right to use submitted content to improve its services, including review by its staff; we accept that for published tender text and for nothing else.
If you would still rather your organisation were left out of AI matching entirely, email us and we will exclude you. You keep the tender feed and the pipeline; you lose the match percentages.
How long we keep it
- Account, organisation and your content — for as long as your account is open. If you close it, we delete or irreversibly anonymise within 90 days, except where we must keep records by law.
- Usage events — 90 days, deleted automatically.
- Tender data — retained indefinitely; it is public procurement information, not personal data.
- Backups — encrypted backups are kept for 90 days, so a deletion finishes propagating out of them within that period.
Your rights
Under the Law of Georgia on Personal Data Protection, and under the GDPR where it applies to you, you can ask us to give you a copy of your data, correct it, delete it, export it in a portable format, restrict how we use it, or object to processing based on our legitimate interests. You can also withdraw consent for the digest at any time.
Email ana.tskhovrebadze@gmail.com and we will respond within 30 days. If you are not satisfied you may complain to the Personal Data Protection Service of Georgia, or to your local supervisory authority if you are in the EEA.
Security
Passwords are hashed with bcrypt. Access is over HTTPS. Each organisation's pipeline, past projects, documents and field notes are isolated at the database query level, so one customer cannot read another's records. Administrative access to the platform is restricted to a named set of our staff accounts and is separate from the administrator role inside your own organisation.
No system is perfectly secure. If we discover a breach affecting your personal data we will notify you and the relevant authority as required by law.
Children
Procura is a business tool and is not intended for anyone under 18.
Changes
If we change this policy we will update the date above, and for material changes we will email account administrators before the change takes effect.
ბოლო განახლება: 2026 წლის 3 აგვისტო
კონფიდენციალურობის პოლიტიკა
ეს პოლიტიკა აღწერს, რას აკეთებს Procura მონაცემებთან რეალურად — ის დაწერილია არსებული სისტემის მიხედვით და არა შაბლონიდან.
ვინ ვართ ჩვენ
Procura სატენდერო ინტელექტის პლატფორმაა სამხრეთ კავკასიისთვის, რომლის ოპერატორია ინდივიდუალური მეწარმე ანა ცხოვრებაძე, საიდენტიფიკაციო ნომერი 01001067074, რეგისტრირებული საქართველოში, მისამართზე: გლდანი, I მიკრორაიონი, კორპუსი 21, თბილისი 0167, საქართველო. ამ პოლიტიკასთან დაკავშირებულ ნებისმიერ საკითხზე მოგვწერეთ: ana.tskhovrebadze@gmail.com.
ქვემოთ აღწერილი ანგარიშისა და გამოყენების მონაცემების დამმუშავებელი ჩვენ ვართ. როცა ატვირთავთ დოკუმენტებს ან ქმნით ჩანაწერებს საკუთარი პროექტებისა და კლიენტების შესახებ, ამ კონტენტის დამმუშავებელი თქვენ ხართ, ჩვენ კი მას თქვენი სახელით, როგორც უფლებამოსილი პირი, ვამუშავებთ.
რას ვაგროვებთ
ანგარიშისა და ორგანიზაციის მონაცემები, რომლებსაც რეგისტრაციისას ან მოწვევისას გვაწვდით: თქვენი სახელი, ელფოსტა, სურვილისამებრ ტელეფონის ნომერი და პაროლი, რომელიც მხოლოდ bcrypt ჰეშის სახით ინახება — წაკითხვად ფორმაში მას არასოდეს ვინახავთ. ორგანიზაციის შესახებ: დასახელება, ქვეყანა, ორგანიზაციის ტიპი, სურვილისამებრ ვებსაიტი და საიდენტიფიკაციო ნომერი, ასევე სექტორები, რომლებშიც მუშაობთ.
პროდუქტში თქვენ მიერ შექმნილი კონტენტი: ფაიფლაინის ჩანაწერები და მათი შენიშვნები, წარსული პროექტების ჩანაწერები, ატვირთული დოკუმენტები და დონორების პორტალების შესახებ დაწერილი საველე შენიშვნები. ეს თქვენი ბიზნეს-ინფორმაციაა; მას მომსახურების გაწევის გარდა სხვა მიზნით არ ვიყენებთ.
გამოყენების შეზღუდული ჩანაწერები, რათა დავინახოთ, რომელი ფუნქციები გამოიყენება: ჩანაწერი ინახება, როცა ტენდერს ათვალიერებთ, ძიებას აწარმოებთ (საძიებო სიტყვების ჩათვლით), რამეს ამატებთ ფაიფლაინში ან ცვლით მის ეტაპს. თითოეული ჩანაწერი შეიცავს თქვენი მომხმარებლისა და ორგანიზაციის იდენტიფიკატორებს და დროს. ეს ჩანაწერები ავტომატურად იშლება 90 დღის შემდეგ მონაცემთა ბაზის ვადის წესით და არა ხელით.
რას არ ვაგროვებთ: არ ვიყენებთ სარეკლამო ან მესამე მხარის ანალიტიკურ თრეკერებს, არ ვქმნით ქცევით პროფილებს და მონაცემებს არ ვყიდით და არ ვუზიარებთ რეკლამის განმთავსებლებს.
რის საფუძველზე ვამუშავებთ მონაცემებს
- თქვენთან გაფორმებული ხელშეკრულების შესასრულებლად — თქვენი ანგარიშის შექმნა და მართვა, ფაიფლაინისა და დოკუმენტების შენახვა, იმ სატენდერო დაიჯესტის გაგზავნა, რომელიც გამოიწერეთ.
- ჩვენი ლეგიტიმური ინტერესი — მომსახურების უსაფრთხოება, ხარვეზების დიაგნოსტიკა და იმის გაგება, რომელი ფუნქციების განვითარება ღირს. 90-დღიანი გამოყენების ჩანაწერები ამ საფუძველს ეყრდნობა და განზრახ მინიმალურია.
- თქვენი თანხმობა — ყოველდღიური დაიჯესტისთვის, რომლის გამორთვაც შეგიძლიათ პარამეტრებში ან ნებისმიერ დაიჯესტში არსებული გამოწერის გაუქმების ბმულით.
- სამართლებრივი ვალდებულება — როცა ჩანაწერების შენახვა გვევალება, მაგალითად, საგადასახადო მიზნებისთვის.
ვინ ამუშავებს თქვენს მონაცემებს ჩვენ გარდა
ვიყენებთ შემდეგ პროვაიდერებს. რამდენიმე მათგანი საქართველოსა და ევროპის ეკონომიკური ზონის (EEA) გარეთ, ძირითადად ამერიკის შეერთებულ შტატებში მდებარეობს; მონაცემთა გადაცემა ამ პროვაიდერების სტანდარტულ სახელშეკრულებო პირობებს ეფუძნება.
| პროვაიდერი | რას აკეთებს | რას იღებს |
|---|---|---|
| Vercel | მასპინძლობს აპლიკაციას და ინახავს ატვირთულ დოკუმენტებს Vercel Blob-ში | ყველაფერი, რასაც საიტზე აგზავნით, და თქვენი ატვირთული ფაილები |
| MongoDB Atlas | მასპინძლობს მონაცემთა ბაზას | ანგარიშის, ორგანიზაციისა და კონტენტის ყველა მონაცემი |
| Resend | აგზავნის სისტემურ და დაიჯესტის წერილებს | თქვენი სახელი და ელფოსტა, ასევე დაიჯესტში შემავალი ტენდერების სათაურები |
| OpenRouter | ქმნის ტენდერების მარტივ შეჯამებებს | მხოლოდ საჯარო სატენდერო განცხადების ტექსტი |
| Google (შესვლა) | არჩევითი შესვლა Google ანგარიშით | თქვენი ელფოსტა, თუ ამ ვარიანტს აირჩევთ |
| GitHub Actions | უშვებს დაგეგმილ პროცესს, რომელიც ტენდერებს აგროვებს | კლიენტის მონაცემებს არ იღებს; მონაცემთა ბაზაში მხოლოდ სატენდერო ჩანაწერებს წერს |
რას ვუგზავნით AI-პროვაიდერებს. შესაბამისობის ფუნქცია ტექსტს რიცხვით ვექტორებად აქცევს და მათ ადარებს. ეს ნაბიჯი ახლა ჩვენს საკუთარ სისტემებზე სრულდება, მოდელით, რომელიც ჩვენს ინფრასტრუქტურაში მუშაობს, ამიტომ თქვენი წარსული პროექტების ჩანაწერები არცერთ AI-პროვაიდერს არ ეგზავნება — არც ფაიფლაინის შენიშვნები, ატვირთული დოკუმენტები ან საველე შენიშვნები.
გარეთ ვაგზავნით მხოლოდ საჯარო სატენდერო განცხადების ტექსტს — სათაურს, დონორს, ქვეყანას, სექტორსა და აღწერას, როგორც ეს შემსყიდველმა პორტალმა გამოაქვეყნა — OpenRouter-ში, რომელიც ტენდერის მარტივ შეჯამებას ქმნის. ეს ტექსტი უკვე საჯაროა. ჩვენ მიერ გამოყენებულ უფასო ტარიფზე OpenRouter იტოვებს უფლებას, გაგზავნილი კონტენტი საკუთარი სერვისების გასაუმჯობესებლად გამოიყენოს, მათ შორის თანამშრომლების მიერ განხილვით; ამას ვეთანხმებით მხოლოდ გამოქვეყნებული სატენდერო ტექსტისთვის და სხვა არაფრისთვის.
თუ მაინც გსურთ, რომ თქვენი ორგანიზაცია AI-შესაბამისობიდან სრულად იყოს გამორიცხული, მოგვწერეთ და გამოგრიცხავთ. სატენდერო ნაკადი და ფაიფლაინი შეგრჩებათ; დაკარგავთ მხოლოდ შესაბამისობის პროცენტებს.
რამდენ ხანს ვინახავთ მონაცემებს
- ანგარიში, ორგანიზაცია და თქვენი კონტენტი — სანამ ანგარიში ღიაა. ანგარიშის დახურვის შემთხვევაში მონაცემებს 90 დღის განმავლობაში ვშლით ან შეუქცევადად ვაანონიმურებთ, გარდა იმ ჩანაწერებისა, რომელთა შენახვაც კანონით გვევალება.
- გამოყენების ჩანაწერები — 90 დღე, შემდეგ ავტომატურად იშლება.
- სატენდერო მონაცემები — ინახება განუსაზღვრელი ვადით; ეს საჯარო შესყიდვების ინფორმაციაა და არა პერსონალური მონაცემები.
- სარეზერვო ასლები — დაშიფრული სარეზერვო ასლები ინახება 90 დღე, ამიტომ წაშლილი მონაცემები მათგანაც ამ პერიოდში ქრება.
თქვენი უფლებები
„პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ“ საქართველოს კანონისა და, სადაც თქვენზე ვრცელდება, GDPR-ის შესაბამისად, შეგიძლიათ მოითხოვოთ თქვენი მონაცემების ასლი, მათი გასწორება, წაშლა, პორტატულ ფორმატში ექსპორტი, დამუშავების შეზღუდვა, ან გააპროტესტოთ ჩვენს ლეგიტიმურ ინტერესზე დაფუძნებული დამუშავება. ასევე ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ გამოიხმოთ დაიჯესტზე გაცემული თანხმობა.
მოგვწერეთ ana.tskhovrebadze@gmail.com და 30 დღის განმავლობაში გიპასუხებთ. თუ პასუხი არ დაგაკმაყოფილებთ, შეგიძლიათ მიმართოთ საქართველოს პერსონალურ მონაცემთა დაცვის სამსახურს, ან, თუ EEA-ში იმყოფებით, თქვენს ადგილობრივ საზედამხედველო ორგანოს.
უსაფრთხოება
პაროლები ჰეშირდება bcrypt-ით. წვდომა ხორციელდება HTTPS-ით. თითოეული ორგანიზაციის ფაიფლაინი, წარსული პროექტები, დოკუმენტები და საველე შენიშვნები მონაცემთა ბაზის მოთხოვნების დონეზეა იზოლირებული, ამიტომ ერთ კლიენტს მეორის ჩანაწერების წაკითხვა არ შეუძლია. პლატფორმაზე ადმინისტრაციული წვდომა შეზღუდულია ჩვენი თანამშრომლების კონკრეტული ანგარიშებით და გამიჯნულია თქვენი ორგანიზაციის შიგნით არსებული ადმინისტრატორის როლისგან.
არცერთი სისტემა არ არის სრულად დაცული. თუ აღმოვაჩენთ თქვენს პერსონალურ მონაცემებთან დაკავშირებულ ინციდენტს, კანონის შესაბამისად შეგატყობინებთ თქვენ და შესაბამის ორგანოს.
ბავშვები
Procura ბიზნეს-ინსტრუმენტია და არ არის განკუთვნილი 18 წლამდე პირებისთვის.
ცვლილებები
თუ ამ პოლიტიკას შევცვლით, ზემოთ მითითებულ თარიღს განვაახლებთ, ხოლო არსებითი ცვლილებების შესახებ ანგარიშის ადმინისტრატორებს ელფოსტით მათ ამოქმედებამდე შევატყობინებთ.